VOLVER A [RE]UNIRSE

Con la integración del teletrabajo, los espacios de reunión son lo más necesitado en oficinas.

/ 28/01/2021

espacios de reunión

* Baux.se

Las salas de reuniones en la oficina son como los armarios en casa: nunca hay suficientes.

Ahora que parece que podemos funcionar con menos puestos fijos, es el momento de darle más importancia a los espacios colectivos y de reunión. Porque un día, dentro de no tanto, esta situación pasará y volveremos a reunirnos con frecuencia, incluso con mayor frecuencia que antes de la pandemia, y lo haremos de una manera mixta: presencial y telemática. ¿Estamos preparados para esto?

No todas las reuniones son iguales y por lo tanto no todos los espacios para ello tienen que ser iguales. Veamos qué opciones tenemos para generar espacios de comunicación y reunión dentro de la oficina flexible.

/ 1. La clásica (pero no tanto) sala de reuniones

Un espacio cerrado, acústicamente protegido para la reunión de varias personas en torno a una mesa. Necesitaremos una pantalla o pizarra electrónica para visualizar presentaciones y también para conectar con los miembros que se unan a distancia. Sistema de videoconferencias y buena conexión de datos. Una pizarra o panel para anotaciones y explicaciones más gráficas y buena iluminación, a ser posible regulable en función del formato de reunión. A ser posible, con ventilación e iluminación natural.

Hay que tener especial cuidado con las divisiones de mampara de cristal. Las comúnmente llamadas “peceras”, cerradas con mampara de vidrio. El vidrio es una superficie que favorece la reverberación (el eco) y no absorbe el sonido, por lo que no se atenúa y crea un disconfort acústico en el interior de la sala que además puede pasar fácilmente al exterior si la mampara no aísla bien. Para evitar esto, deberemos asegurarnos de que tenemos suficientes elementos fonoabsorbentes en techo y paredes.

sala

* Kanpo

sala reuniones

* venturaestudio.com

/ 2. Sala de reuniones flexible

Si disponemos de una sala de reuniones con dimensión suficiente o varias salas contiguas, pueden unirse y dividirse en función de la necesidad de cada momento.

Por ejemplo, para la reunión semanal para todo el equipo necesitamos aforo para 25 personas, pero a lo largo de la semana no nos reunimos más de 6. Con un sistema de paneles acústicos se consigue una división espacial y acústica que flexibiliza el nivel de ocupación.

sala

* Kanpo

/ 3. Cabinas para videoconferencias

Reuniones de una persona en la oficina que se conecta telemáticamente con un compañero o cliente a través de la pantalla. Es muy importante el confort acústico para el que se encuentra en el interior y evitar que el ruido se escape al resto de la oficina, por lo que irán acústicamente protegidas. Estas cabinas pueden servir también como despachos individuales, cuando necesitamos unas horas de trabajo sin distracciones.

cabina individual

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cabina individual

* Foto Reid Rolls/ Parsley Health

/ 4. Cabinas telefónicas

Siempre es conveniente tener un lugar donde retirarte cuando trabajando en un espacio compartido, recibes una llamada telefónica. Puede ser muy molesto, sobre todo si la conversación es larga o en un tono elevado. Se soluciona con un par de cabinas de teléfono, acústicamente protegidas para mantener el volumen de la conversación en un nivel que no moleste al resto de personas. Pueden ser abiertas, cerradas e incluso un pequeño cubículo adosado a la pared.

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* sancal.com

salas llamadas

* Parat. Fotografía Andreas Meichsner

/ 5. Reuniones informales

Cuando nos reunimos 2-4 personas para ponernos al día, incluso de una manera espontánea, y nos tomamos mientras un café, podemos utilizar estos espacios que se asemejan a las mesas tipo vagón que encontramos también en algunas cafeterías.

sala de reuniones

* Hayball studio

/ 6. Conversaciones improvisadas

En espacios de paso, de hall, en la cafetería. Todo lugar de encuentro es bueno para iniciar una conversación que puede acabar en el desarrollo de una nueva idea. Aunque son zonas más relajadas, es esencial que estos espacios estén bien equipados con conexiones eléctricas y wifi para poder trabajar cómodamente.

sala de reuniones

* Studio Stockholm. Fotógrafo: Per Kristiansen